Cómo conectamos una plataforma B2B con el ERP para automatizar pedidos, catálogo y tarifas

Caso anonimizado: contamos el proyecto sin identificar al cliente, y las cifras operativas se expresan en órdenes de magnitud.

Resumen

Una empresa distribuidora de suministros industriales, con cientos de referencias y una cartera estable de clientes profesionales, gestionaba todos los pedidos por teléfono, email y hojas Excel. Cada pedido se introducía a mano en el ERP.

Construimos una plataforma B2B a medida conectada a su ERP: sus clientes hacen pedidos online con su tarifa y su catálogo, y el pedido entra en el ERP sin que nadie lo teclee. El catálogo, el stock y las tarifas se sincronizan automáticamente.

Hoy la plataforma sigue en evolución continua junto al cliente.

El punto de partida

El proceso de venta funcionaba — llevaba años funcionando — pero no escalaba:

• Los pedidos llegaban por teléfono, email y WhatsApp, en cualquier formato.
• Una persona del equipo los transcribía a mano al ERP, referencia a referencia.
• Las tarifas por cliente vivían en el ERP, pero el cliente no las veía: cada consulta de precio era una llamada.
• El catálogo se enviaba en PDF/Excel y quedaba desactualizado a las pocas semanas.
• Los errores de transcripción (referencias equivocadas, cantidades, precios antiguos) generaban devoluciones y abonos.

El volumen daba la medida del problema: del orden de doscientos pedidos semanales y más de quince horas de introducción manual cada semana.

Restricciones

Las que condicionaron el diseño:

• El ERP era intocable: es el corazón administrativo de la empresa y no se planteaba sustituirlo ni modificarlo.
• Sin API completa: el ERP no exponía una API moderna para todo lo necesario, así que la integración se resolvió combinando lecturas controladas de sus datos con sus mecanismos de importación validados.
• Tarifas complejas: precios por cliente, por volumen y ofertas puntuales — la plataforma no podía “simplificar” la política comercial existente.
• Usuarios no técnicos en ambos lados: clientes profesionales acostumbrados a pedir por teléfono y un equipo interno sin perfil informático.
• La operación diaria no podía pararse durante la puesta en marcha.

La solución

Una plataforma web B2B a medida con tres piezas:

1. Portal de pedidos para clientes profesionales. Cada cliente accede con su usuario y ve su catálogo con sus precios. Hace el pedido en minutos, repite pedidos anteriores y consulta su histórico y documentos.

2. Capa de integración con el ERP. Un servicio intermedio (middleware) sincroniza en ambos sentidos: catálogo, stock, tarifas y clientes bajan del ERP a la plataforma; los pedidos suben de la plataforma al ERP ya validados. Sin dobles introducciones, sin exportaciones manuales.

3. Panel interno de administración. El equipo controla qué ve cada cliente, supervisa los pedidos entrantes y gestiona incidencias sin tocar el ERP.

CLIENTE PROFESIONAL
      ↓ pedido online
PLATAFORMA B2B (web)
      ↕ sincronización (middleware)
ERP
      → administración, facturación, logística

Decisiones técnicas

• Integración desacoplada: la plataforma nunca ataca al ERP en tiempo real desde la web pública. El middleware sincroniza con colas y ventanas programadas — stock y tarifas varias veces por hora; catálogo y clientes, cada noche —, de modo que si el ERP está ocupado o cae, la plataforma sigue funcionando y los pedidos se encolan.
• El ERP sigue siendo la fuente de verdad de precios y stock; la plataforma es una vista operativa. Esto evitó el clásico problema de “dos sistemas con datos distintos”.
• Validación antes de entrar al ERP: referencias, unidades de venta, mínimos por producto y tarifas se validan en la plataforma — los errores se frenan antes de contaminar la administración.
• Arranque por fases: primero un grupo reducido de clientes piloto, después el resto. El teléfono no se cortó de un día para otro; se dejó de necesitar.

Resultado

• Los pedidos de los clientes que usan la plataforma entran solos al ERP: cero transcripción manual. A los pocos meses del arranque, la mayoría de los pedidos recurrentes ya llegaba por el portal.
• Errores de transcripción eliminados en el canal online: lo que pide el cliente es lo que entra.
• El catálogo y las tarifas que ve cada cliente están siempre actualizados, sin PDFs circulando.
• El equipo recuperó más de diez horas semanales, que ahora dedica a atención comercial en lugar de a teclear pedidos.
• La plataforma sigue en evolución: nuevas funcionalidades se añaden sobre la misma base a medida que el negocio las pide (relación de mantenimiento y evolución continua).

Aprendizajes

• En B2B, el mayor riesgo no es técnico sino de adopción: el arranque con clientes piloto y la posibilidad de repetir pedidos anteriores fueron decisivos para que los clientes cambiaran el teléfono por el portal.
• Integrar contra un ERP sin API moderna es perfectamente viable — pero exige respetar al ERP como fuente de verdad y desacoplar la web de sus tiempos.
• La política comercial (tarifas, mínimos, ofertas) es parte del software: intentar “simplificarla” en la plataforma habría matado el proyecto.

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